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動画制作のヒアリングシートとは?必要な項目と社内での事前準備も解説

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船木 佑哉

<動画事業部 部長>

動画制作のヒアリングシートとは?必要な項目と社内での事前準備も解説

効果的な動画を制作するためには企業の担当者と制作会社とで打ち合わせを行うことが大切です。打ち合わせの際に必要になるのがヒアリングシートです。ヒアリングシートの項目を埋めていくことで、動画を制作する目的、訴求したいポイント、動画のイメージを固めていくことができます。

本記事では、動画制作のヒアリングシートとはどのようなものか解説します。また、ヒアリングに必要な項目と、動画制作会社に依頼する前に、社内で準備すべきことにも触れますので、ぜひ参考にしてください。

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  • 動画制作のヒアリングシートとはどのようなものか?
  • ヒアリングシートの目的と項目テンプレート
  • ヒアリングから動画制作までの流れと事前準備

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動画制作におけるヒアリングシートとは?

動画制作におけるヒアリングシートとは

動画制作におけるヒアリングシートとは、動画制作を依頼する企業と、動画制作会社が共通認識を持って動画制作を進めるために情報を記入するシートです。動画の目的やターゲットといった情報から、参考動画を踏まえながらイメージをすり合わせていきます。

また、ヒアリングシートでは、予算や納期を明確に記載しておくことも重要です。動画制作のために用意していた費用を超えてしまうというトラブルや、納期に間に合わなかったというトラブルを防ぐことにもつながります。

ヒアリングシートを埋めていくことで、動画制作会社は、依頼者の意図を正確に把握し、それに沿った動画制作を行うことができます。

ヒアリングシートの目的

ヒアリングシートの目的

ヒアリングシートの目的は、主に以下の3点があげられます。

  • 依頼者の意図を正確に把握する
  • 動画制作の方向性を決定する
  • 動画制作のスケジュールと予算を策定する

ヒアリングシートを作成することで、お互いの認識をすり合わせることができます。これにより、動画制作の方向性が明確になり、スケジュールや予算の策定もスムーズに行うことができます。

また、ヒアリングシートに、事前に確認したい内容や質問事項をまとめておくことで、打ち合わせ自体が滞りなく行われるようになります。

ヒアリングシートが重要な理由

ヒアリングシートが重要な理由

ヒアリングシートが重要な理由は、主に以下の3点があげられます。

  • 動画制作の成功率を高める
  • トラブルを防止する
  • コストを削減する

ヒアリングシートを作成することで、依頼者と動画制作会社の間で認識のズレをなくすことができます。これにより、動画制作の成功率を高め、トラブルを防止し、コストを削減することにつながります。

例えば、動画制作の目的が「商品の認知度を高める」という場合、ターゲットは「商品を検討している潜在顧客」となります。また、予算は「商品の価格の10分の1」程度が目安となるでしょう。このような情報をヒアリングシートに記載することで、動画制作会社は、依頼者の意図に沿った動画制作を行うことができます。

そのため、動画制作を依頼する際には、ヒアリングシートを作成して、依頼者の意図を正確に伝えることが重要です。

ヒアリングから動画制作までの流れ

ヒアリングから動画制作までの流れ

ヒアリングから動画制作までは大まかに以下の流れで進みます。

  • step1:打ち合わせでヒアリングを行う
  • step2:ヒアリングシートの項目を埋める
  • step3:企画をすり合わせて見積もりをする
  • step4:動画を制作して納品する

step1:打ち合わせでヒアリングを行う

動画制作の第一歩は、打ち合わせでヒアリングを行うことです。打ち合わせでは、動画制作の目的やターゲット、予算、納期、イメージや参考動画などについて、制作会社と十分に話し合います。

打ち合わせでは、制作会社側の質問にも積極的に答えるようにしましょう。制作会社は、依頼者の意図を正確に把握するために、さまざまな質問をします。質問に答えることで、制作会社は、より具体的な企画を練ることができます。

step2:ヒアリングシートの項目を埋める

打ち合わせで得た情報をもとに、ヒアリングシートの項目を埋めます。ヒアリングシートには、動画制作の目的、ターゲット、予算、納期、イメージや参考動画など、重要な情報が記載されています。これらの項目を詳細に記入することで、制作会社は、依頼者の意図を正確に把握し、それに沿った動画制作を行うことができます。

ヒアリングシートの項目を埋める際には、以下の点に注意しましょう。

  • 項目はすべて埋めるようにする
  • 項目の記入は、具体的に行う
  • 不明な点は、制作会社に確認する

なお、ヒアリングシートの項目を先に埋めてから打ち合わせを行うことも多くあります。どちらの場合でも、目的は、動画に関するイメージを固めていくことなので、ヒアリングシートの項目をしっかり埋めることがおすすめです。

step3:企画をすり合わせて見積もりをする

ヒアリングシートを制作会社に提出すると、制作会社から企画と見積書を提案されます。企画では、動画の構成や内容、撮影・編集方法などが記載されています。見積書では、動画制作にかかる費用が明記されています。

企画と見積書の内容を確認して、依頼の意向に沿っているかどうかを検討します。もし、修正や追加の希望がある場合は、制作会社と相談しましょう。

step4:動画を制作して納品する

企画と見積書の内容に納得したら、動画制作を開始します。動画制作の期間は、動画の長さや内容によって異なります。

また、企画提案のあとに、字コンテや絵コンテといった構成に関わる資料のすり合わせも行います。

動画が完成したら、制作会社から納品されます。納品された動画を確認して、修正や追加の希望がある場合は、制作会社に依頼しましょう。

ヒアリングシートの項目【テンプレート】

ヒアリングシートの項目【テンプレート】

ヒアリングシートの項目のテンプレートとしては、主に以下のものがあります。

  • 目的
  • ターゲット
  • 用途
  • 予算
  • 納期
  • イメージや参考動画

目的

どのような目的で動画を制作するのかを明確に記載します。例えば、商品の認知度を高める、サービスの利用を促進する、ブランディングを行う、といった目的が考えられます。

目的を明確にすることで、動画の方向性が定まり、制作会社は柔軟な企画提案ができます。

ターゲット

動画を視聴するターゲットを具体的に記載します。例えば、年齢、性別、職業、興味関心など、できるだけ具体的に記載しましょう。

ターゲットを明確にすることで、動画の内容や表現方法を最適化することにもつながります。

用途

動画をどのような用途で使用するのかを記載します。例えば、WEBサイトに掲載する、SNSで配信する、展示会やイベントで上映する、といった用途が考えられます。

用途を明確にすることで、動画のフォーマットや品質を決定することができます。

予算

動画制作にかけられる費用を記載します。予算が限られている場合は、制作会社に相談して、予算内で制作できるプランを提案してもらいましょう。

予算を明確にすることで、制作会社は予算にあわせた動画尺や映像表現を提案できます。

納期

動画をいつまで作りたいのか納期を記載します。納期が短い場合は、制作会社に相談して、納期内に制作できるプランを提案してもらいましょう。

納期を明確にすることで、制作会社はスケジュールを組むことが可能になります。また、急ぎの案件の場合には、別途プロジェクトチームを作って対応することも検討されます。

イメージや参考動画

動画のイメージや、参考となる動画があれば、記載します。イメージや参考動画があれば、制作会社は依頼者の意図をより具体的に把握することができます。

ヒアリングシートを埋める社内での事前準備

ヒアリングシートを埋める社内での事前準備

ヒアリングシートを埋めるときには、社内で以下のような事前準備をしておくことも大切です。

  • 目的やターゲットを明確にしておく
  • 納期に余裕をもって準備する
  • 動画イメージをすり合わせておく

目的やターゲットを明確にしておく

動画制作の目的やターゲットは、ヒアリングシートの項目の中でも特に重要な項目です。目的やターゲットが明確になっていないと、制作会社は依頼者の意図を正確に把握することができず、期待通りの動画制作が難しくなります。

目的やターゲットを明確にするために、以下の点を検討しましょう。

  • 動画を制作する目的は何なのか?
  • 動画を視聴するターゲットは誰なのか?
  • ターゲットはどのような動画を好むのか?

例えば、商品の認知度を高めるために動画を制作する場合、ターゲットは商品を検討している潜在顧客となります。また、ターゲットは商品の特徴やメリットをわかりやすく伝えられる動画を好むでしょう。

目的やターゲットを明確にしておくことで、制作会社に的確なヒアリングシートを提出することができます。

納期に余裕をもって準備する

動画制作には、企画・撮影・編集など、さまざまな工程があります。そのため、納期に余裕をもって準備しておくことが重要です。

納期が短すぎると、制作会社は十分な品質の動画制作が難しくなります。また、依頼者側も動画の修正や追加の希望を出す余裕がなくなってしまいます。

納期を決める際には、以下の点に注意を向けてみてください。

  • 動画の長さはどのくらいにするのか?
  • どのような映像や音楽を利用するのか?
  • どのような編集を行うのか?

これらの点を考慮して、納期を決定しましょう。

なお、動画制作にかかる納期については、以下の記事も参考にしてください。

動画イメージをすり合わせておく

動画のイメージをすり合わせておくことで、制作会社と依頼者の間で認識のズレをなくすことができます。

動画のイメージをすり合わせるために、以下の点を検討しましょう。

  • 動画の雰囲気はどのような感じにするのか?
  • 動画の配色はどのような感じにするのか?
  • 動画のテンポはどのような感じにするのか?

これらの点を検討して、動画のイメージをすり合わせましょう。

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ヒアリングシート以外に必要になるもの

ヒアリングシート以外に必要になるもの

動画制作には、ヒアリングシート以外にも必要になる資料があります。代表的なものとしては以下の5点があります。

  • 対象となる概要資料
  • 企画書
  • 字コンテ・台本
  • 絵コンテ
  • 見積書

対象となる概要資料

動画の対象となる商品・サービス、企業などの概要をまとめた資料を用意しておきましょう。営業や商談に使用している提案書やチラシ、採用活動に使っている企業情報のパンフレットなどがおすすめです。

また、市場規模、競合他社、ターゲット像などを調査した資料もあれば共有しておくことがおすすめです。

企画書

企画書とは、動画の企画をまとめた資料のことです。打ち合わせやヒアリングシートの内容をもとに作られます。企画書を制作することで、制作会社は動画の方向性や内容を具体的に把握することができます。

なお、動画制作の企画書については、以下の記事でもまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

字コンテ・台本

字コンテとは、動画の流れや内容を文字でまとめた資料のことです。台本には、字コンテに加えて、セリフの吹き替えやナレーションの音声を記録した音声データも含まれます。

字コンテ・台本を制作することで、制作会社は動画の構成や内容をより具体的に把握することができます。

絵コンテ

絵コンテとは、動画の流れや内容を絵でまとめた資料のことです。字コンテが文字のみの資料に対して、イラストや図を用いて、動画の構図をわかりやすくします。絵コンテを制作することで、制作会社は動画の雰囲気やイメージを具体的に把握することができます。

なお、絵コンテのポイントについては、以下の記事も参考にしてください。

見積書

見積書とは、動画制作にかかる費用をまとめた資料のことです。見積書を制作することで、制作会社は動画制作にかかる費用を具体的に把握することができます。

なお、動画制作にかかる費用を安く抑えるポイントについては、以下の記事でも触れています。ぜひ参考にしてください。

動画制作のヒアリングシートに関するよくあるご質問

動画制作のヒアリングシートについてのご質問はかなり多くいただきます。その中から、頻度の高いものへの回答をまとめました。ぜひ参考にしてみてください。

ヒアリングシートとは何ですか?
ヒアリングシートとは、取引先や営業先で商談や面談などを行う際に、事前に認識しておきたい事項や質問内容をまとめたフォーマットシートです。顧客情報や質問内容をまとめておくことで、よりスムーズな会話やニーズに沿った質問などが可能となります。
動画制作の打ち合わせで伝えるべきことは何ですか?
動画制作の打ち合わせで必ず伝えるべきことは以下の5点です。
・動画制作の目的とターゲット
・動画の配信媒体や用途
・動画制作にかけられる予算
・納期までのスケジュール
・動画尺や希望のイメージ
制作依頼までに明確になっていない点については、依頼側と制作会社で打ち合わせのタイミングにすり合わせていきましょう。
ヒアリングシートのデメリットはありますか?
ヒアリングシートのデメリットは、以下のようなものがあげられます。
・質問が一方通行になりやすい
・顧客の本音を引き出しにくい
・質問内容が固定化しやすい
ヒアリングシートを効果的に活用するには、お互いに理解を深めていくことが大切です。ヒアリングした内容から踏み込んだ質問で、イメージを固めていきましょう。

まとめ

動画制作におけるヒアリングシートはイメージをすり合わせるもの

動画制作におけるヒアリングシートとは、動画制作を依頼する企業と、動画制作会社が共通認識を持って動画制作を進めるために情報を記入するシートです。ヒアリングシートを埋めずに動画制作を進めてしまうと、納品後にイメージと違ったというトラブルにつながることもあります。また、ヒアリングシートは社内でのイメージのすり合わせにも効果的なので、動画制作の際には作っておくことがおすすめです。

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